Od początku 2014 roku przestaje obowiązywać rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku regulujące zasady wystawiania faktur. Przepisy te zostały przeniesione do Ustawy o podatku od towarów i usług – do art. 106a – 106q i wejdą w życie od dnia 01 stycznia 2014 roku.

Obecna zasada, iż faktury wystawia się w ciągu 7 dni od daty dokonania transakcji, z nowym rokiem, przechodzi do lamusa.

Zasada ogólna

Według zasady ogólnej fakturę będzie należało wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Gdy zatem podatnik wykona usługę w dniu 1 marca lub 31 marca – to w obu sytuacjach będzie zobowiązany wystawić fakturę do dnia 15 kwietnia.

Zasada ta będzie także stosowana do sytuacji, w których przed wykonaniem dostawy lub usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty (zaliczkę).

Zatem gdy podatnik otrzyma zaliczkę np. w dniu 2 marca – fakturę dokumentującą tą zaliczkę musi wystawić do 15 kwietnia.

Ale uwaga!
Jeśli podatnik taką fakturę przyniesie do księgowania do biura rachunkowego dopiero z dokumentami kwietniowymi (wg daty wystawienia) – będzie to oznaczało, iż za miesiąc marzec nastąpi zaniżenie zobowiązania podatkowego – i jesteśmy zmuszeni skorygować deklarację VAT za miesiąc marzec, naliczyć prawidłowo VAT należny, podatek dochodowy … oraz odsetki.

Wyjątki od zasady ogólnej

Ustawa przewiduje jednak kilka wyjątków od podstawowego terminu wystawiania faktur. Zgodnie z art. 106i ust. 3, 4 i 5 fakturę wystawia się nie później niż:

* 30 dnia od dnia wykonania usług – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych (a ponieważ obowiązek podatkowy w przypadku tych usług powstaje w dacie wystawienia faktury – może być to sposób na przesunięcie konieczności zapłaty VAT na kolejny miesiąc po wykonaniu usługi);

* 60 dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych oraz gazet, czasopism i magazynów drukowanych;

* 90 dnia od dnia wykonania czynności – polegających na drukowaniu książek oraz gazet, czasopism i magazynów;

* 120 dnia od pierwszego wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw.

* 7 dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania lub * 60 dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania – w przypadku nie zwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją;

* z upływem terminu płatności – w przypadku świadczenia usług:

  • Telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjny,
  • Najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
  • Ochrony osób i usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • Stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • Dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • Usług gospodarki komunalnej, m.in.:
    • Usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych
    • Usługi związane z handlem wodą dostarczaną za pośrednictwem sieci wodociągowych
    • Usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków
    • Usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nadających i nienadających się do recyklingu
    • Usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu

Wcześniejsze wystawianie faktur

Przepis art. 106i ust. 7 określa, że możliwe jest wystawianie faktur w terminie wcześniejszym niż data wykonania usługi lub wydania towaru, niemniej nie wcześniej niż 30 dni przed tymi czynnościami.

Podobnie z zaliczkami – jeżeli strony umówiły się na zaliczkę, to możliwe jest również wystawienie faktury przed jej otrzymaniem. Również w tym przypadku obowiązuje termin, zgodnie z którym faktury nie można wystawić wcześniej niż 30 dni przed datą otrzymania całości lub części zapłaty.

Jednak u nabywcy faktura taka nie będzie stanowiła podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony na niej widniejący, w terminie otrzymania faktury, a dopiero z momentem powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy. Będzie tak poza kilkoma wyjątkami – dla których obowiązek podatkowy u sprzedawcy będzie powstawał w dacie wystawienia faktury (artykuł: Moment powstania obowiązku podatkowego)

Przy czym – fakturę wystawioną w walucie obcej przed dniem sprzedaży – zawsze przeliczamy wg średniego kursu NBP z wigilii daty wystawienia! Zatem jeśli sprzedawca wystawi większość swoich faktur przed wykonaniem usługi lub dostawą towarów – pozwoli to na przyjęcie jednego kursu waluty obcej.

Wyjątki od tej zasady określono w ust. 8 cytowanego artykułu, dopuszczając wystawienie faktury jeszcze wcześniej niż 30 dni przez wykonaniem usługi lub dostawą towarów – jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Sytuacja taka jest dopuszczalna w przypadku:

  • usługi, w związku ze świadczeniem której ustalane są następujące po sobie okresy płatności w tym usługi ciągłe z płatnościami rzadszymi niż rok,
  • dostawy towarów, dla których ustalane są następujące po sobie okresy płatności,
  • dostaw i usług, dla których nie należy dokumentować fakturą otrzymanych zaliczek.

A zaliczek nie ma konieczności dokumentować fakturami zaliczkowymi w następujących przypadkach:

  1. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  2. dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  3. usługi telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
  4. usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usługi o podobnym charakterze,
  5. usługi ochrony osób oraz usługi ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  6. usługi stałej obsługi prawnej i biurowej,
  7. tzw. usług związanych z nieczystościami.

Warto zwrócić uwagę, że w punkach od 2 do 7 zawarte są usługi dla których obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury.

Nowe zasady wystawiania faktur na żądanie

Od 1 stycznia 2014 r. wprowadzone zostaną również odrębne terminy wystawiania faktur na żądanie. Regulacje te dotyczą przypadków sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz sprzedaży zwolnionej od podatku od towarów i usług – w tym przypadku bez znaczenia jest, jaki status ma nabywca towaru lub usługi.

W myśl nowych przepisów:

  • jeżeli nabywca zażąda wystawienia faktury najpóźniej z upływem miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zaliczkę, generującą powstanie obowiązku podatkowego – wówczas fakturę należało będzie wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar/wykonano usługę/otrzymano zaliczkę,
  • jeśli żądanie wystawienia faktury nastąpi po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zaliczkę – podatnik będzie zobowiązany do wystawienia faktury w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania;

Sprzedawca nie będzie miał obowiązku wystawienia faktury, jeśli żądanie jej wystawienia zostanie zgłoszone po upływie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zaliczkę.